5 Consejos Prácticos para Empezar a Buscar una Nueva Oficina

26 septiembre 2016

Uno de los sucesos más importantes que puede ocurrir en tu empresa es adquirir una oficina que reúna todas las necesidades, tanto tuyas, las de tus empleados y sobre todo las de tus clientes.

 

Ten en cuenta que el lugar que elijas es donde tus empleados y tú pasarán muchas horas al día, por esa razón, es muy significativo que la oficina que escojas sea cómoda para todos. Y es que elegir una oficina puede ser todo un reto, y tu decisión tendrá futuras repercusiones en el negocio. Una mala ubicación, por ejemplo, podría costarte la perdida de empleados y clientes.

Una mala ubicación, podría costarte la perdida de empleados y clientes.

El tipo de oficina que elijas dependerá en gran medida de varios factores, uno de ellos es el tipo de negocio que tienes. Es importante que reconozcas cuáles son realmente tus principales necesidades para así evaluar y analizar la mejor opción.  

A continuación, te daremos 5 consejos prácticos para empezar a buscar una nueva oficina.

 

1. Déjate asesorar por expertos

  Déjate asesorar por los expertos Con el actual crecimiento de pequeñas y medianas empresas en Panamá, más empresarios están negociando y ejecutando contratos de alquileres sin la ayuda de un corredor. Aunque a veces tiene sentido hacer esto, contratar un corredor puede ayudarte enormemente a lograr que tengas el mejor contrato posible para ti y para tu empresa. De seguro te estarás preguntando… ¿Quién paga los servicios del corredor de bienes raíces? La buena noticia es que no eres tú. Al menos, no directamente.   La relación entre los compradores y los agentes de bienes raíces, funciona de la misma manera como lo hace la relación entre tu corredor de oficina y tú. Los agentes de bienes raíces no se les paga hasta que sus clientes encuentren una casa y firmen los papeles del cierre. Y cuando esto sucede, es el vendedor de la casa o propietario quien paga la comisión al agente a través de la ganancia de la venta de la casa o el alquiler de una oficina. Un corredor también es capaz de elaborar un plan que se adapte mejor a tus necesidades financieras. Recuerda que antes de comenzar en la búsqueda de una nueva oficina, debes pensar cuidadosamente en el tipo de ubicación que deseas, determinar cuál será la renta máxima que estarías dispuesto a pagar, y establecer otras prioridades como el tamaño y la distribución del espacio de alquiler. Ten presente que encontrar un agente de bienes raíces no es tan diferente de encontrar un buen médico, abogado o quizás un dentista. ¡No lo olvides!  
Encontrar un buen agente de Bienes Raíces no es tan diferente como encontrar un buen médico.
 

2. Elige una oficina que enamore a todos.

  Busca una oficina que enamore a todos En todas las empresas llega el momento donde ya no hay suficiente espacio y lamentablemente ya no se trabaja de manera cómoda, teniendo como resultado una baja en la productividad de los empleados. Es en ese momento donde sabes que es hora de buscar un nuevo espacio. Quizás contrates nuevo personal o nuevos equipos de trabajo. Sea cual sea el motivo de tu mudanza es necesario encontrar el lugar adecuado para que tu equipo se desarrolle y crezca más, y sobre todo puedas crear ese entorno donde tus empleados amen trabajar. Al momento de decidirte por una oficina te aconsejamos que optes por una oficina en que el espacio sea funcional para tu empresa. En nuestra opinión, la cultura triunfa sobre el diseño, un buen diseño refleja la cultura de la empresa. La clave está en encontrar una oficina con espacios que reflejen una cultura de motivación e impulso del personal. Encuentra un espacio con autonomía y flexibilidad, busca que ese espacio de oficina transforme tu negocio, haciendo que tu oficina enamore a tus empleados.

 

Busca que el espacio de tu oficina enamore a tus empleados
 

A continuación, te mostramos algunos aspectos que debe tener la oficina ideal.

 

Una oficina con espacios abiertos y cerrados:

Encontrar una oficina con espacios abiertos es excelente ya que este tipo de diseño permite mejorar las relaciones sociales entre los miembros del equipo, algo que es fundamental en cualquier empresa. También, facilita la creatividad del empleado y, fomenta la colaboración entre las personas, lo que hace que su productividad sea mucho mayor. Hay una teoría que afirma que al eliminar las barreras arquitectónicas en tu oficina ayudas también a eliminar las barreras organizacionales que lastran las compañías de los 90s. Sin embargo, es primordial encontrar un equilibrio en entre los espacios abiertos y cerrados de tu próxima oficina. Ya que los espacios cerrados son necesarios para cuando se está trabajando en un proyecto y se necesita silencio y concentración.

Una oficina con ventanas:

Encontrar una oficina con ventanas preferiblemente que dejen pasar la luz, podría generar beneficios para la salud de todos en general. Cuando la oficina tiene buena luz hace que las personas sean mucho más productivas. Por esa razón, antes de decidir qué espacio comercial alquilar, ten presente que estas tengan ventanas. Según un estudio reciente de la Asociación de Sociedades Profesionales del sueño, Associated Professional Sleep Societies por sus siglas en inglés, tener una ventana en la oficina genera que los empleados duerman más y mejor de noche, además, sean físicamente más activos y tengan una mejor calidad de vida fuera de la oficina.  

3. ¿Qué amenidades puede ofrecerte?

  Pregúntate qué amenidades que puede ofrecerte una oficina En la actualidad estamos viendo un cambio en el modo de trabajo de distintas empresas y es que muchas buscan un equilibrio entre trabajo y vida de sus empleados. La línea entre la vida personal y profesional de los empleados está siendo tomada en cuenta. Las personas quieren trabajar en lugares que les ofrezcan comodidades, así que las empresas deben esforzarse para atraer a los mejores talentos del mercado, enfocándose más en las comodidades de su espacio de oficina y alrededores.   Algunas amenidades que tu oficina necesita tener cerca son:

Opciones para comer:

¡Todo el mundo necesita un lugar para comer cerca! Tener una variedad de opciones para comer es una amenidad importante para cualquier oficina. Por esa razón, cuando estés buscando tu próxima oficina pregúntate ¿Hay diferentes opciones para que mis empleados vayan a comer, puestos de comida, restaurantes o cafeterías? Los empleados amarán saber que tienen una opción deliciosa durante la hora de almuerzo o que hay opciones para celebrar el cumpleaños de algún compañero.

Facilidad de llegar a la oficina (Paradas cerca):

Llegar al trabajo sin contratiempos de ninguna clase hace una gran diferencia en la productividad y eficiencia de los empleados. Las oficinas ubicadas cerca de la carretera con facilidad de estacionamientos tienen una gran ventaja. Pongamos este ejemplo: Te imaginas alquilar una oficina en donde la única manera de llegar para los empleados sin automóvil, es tomando un autobús de ruta interna que pasa cada 45 minutos. Si el horario de la oficina es de 8am a 5pm, significa que tu empleado debe estar en la parada a las 7am, porque el próximo bus pasaría casi a las 8am. En tal caso digamos que tu empleado vive en el área este (Tocumén) tomando alrededor de 2 horas y media en llegar al centro de la ciudad a las 7am. Tu empleado debe levantarse a un promedio a las 3:30am, para poder llegar a tiempo al trabajo. ¿Cómo crees que será su productividad en lo que reste del día, viviendo entre el estrés del tranque o quizás el estrés de no haber llegado a tiempo a la parada?

Áreas de esparcimiento

Ser capaz de ofrecer a tus empleados un lugar para salir a bajar el estrés con un poco de aire fresco es ideal para aumentar la producción de tu equipo de trabajo. Cada vez más empresas están añadiendo terrazas en la azotea para que los empleados puedan relajarse un poco del estrés laboral.  

4. El diseño de la oficina es el correcto o debe reformarse

  El diseño de la oficina es correcto o debe reformarse “Versatilidad y rigurosidad, esas son las claves para que un espacio de trabajo funcione” - Luis Calabuig.   El diseño y el espacio de la oficina puede hacer o deshacer un negocio. No es fácil conseguir el equilibrio entre la asequibilidad y el local perfecto, por esa razón, es crucial tomarte el tiempo para analizarlo. Lo primero que debes saber es…

¿Hay suficiente espacio?

En lugar de agonizar sobre los metros cuadrados que hacen falta, lo fundamental que debes hacer es contratar una empresa de diseño de oficina para que esta haga una prueba del espacio necesario. De esta manera puedes estar seguro de que estas invirtiendo en la cantidad de metros necesarios para tu negocio.

¿Se puede decorar?

Es necesario determinar el grado de libertad que tiene para hacer cambios en tu oficina y convertirla en un espacio personalizado.

¿Hay alguna restricción?

Si tienes la libertad de decorar como mejor te parezca, debes tener presente que tienes que regresar el espacio a una decoración neutral antes de irte.

 ¿Funcionará el diseño para tu negocio?

Analiza el diseño. Es fácil ser impresionado por un espacio limpio, vacío o un conjunto ordenado de las oficinas. Sin embargo, debes saber:
  1. ¿Este diseño funcionará para tu negocio?
  2. ¿Hay oficinas separadas?
  3. ¿Son lo suficientemente grandes o demasiado grandes?
  4. ¿Es una planta libre?
  5. ¿Puede dividirse en zonas fácilmente si es necesario?
  6. ¿Es posible llevar a cabo modificaciones en el espacio?
Y, si estas planeando dividir el espacio (aunque sea temporalmente), pregúntate si hay suficientes ventanas, cableados eléctricos o tuberías de agua en cada área. Todo esto es importante saberlo para posibles modificaciones o reformaciones necesarias en la oficina.  

5. Define el presupuesto

Define el presupuesto Muchos edificios de oficinas se comercializan como “listos para mudarse” En términos generales, esto significa que una oficina sólo necesita un mínimo refinamiento antes de empezar a trabajar. Aun cuando ese sea el caso, es muy común que una empresa quiera hacer algunos cambios antes de mudarse. Por lo cual deberás planificar y definir un presupuesto. Antes de planificar debes considerar algunos aspectos importantes como: 1. ¿Cuál es tu máximo presupuesto actualmente? 2. ¿Cuáles son tus nuevas necesidades y requisitos en tu nueva oficina? 3. ¿Necesitamos más espacio de oficina en general, más espacio para los escritorios, más personas o equipos de trabajo? 4. ¿Cuánto debo pagar por el depósito de garantía y el primer mes de alquiler? 5. Las estimaciones de teléfono y costes de cableado. 6. Los costes de teléfono y servicio de internet. 7. Los costos para el nuevo mobiliario y equipo. Antes de embarcarte en un proyecto de mudanza de oficina, considera registrar todos tus gastos para que no haya ningún problema con algún costo inesperado. ¿Qué factores influyen en la decisión de una nueva oficina? ¿Tienes alguna pregunta sobre cómo encontrar la oficina adecuada ti? Cuéntanos en los comentarios. Recuerda que el futuro de la compañía está en tus manos.   5 Factores decisivos a la hora de alquilar una oficina

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