5 Elementos que debe tener una Oficina de Abogados para Triunfar

28 noviembre 2016

Una vez tomada la decisión de fundar nuestra propia firma jurídica, muchos son los puntos a tener en cuenta en la elección de la oficina más adecuada para nuestro Despacho y su ubicación dentro de la ciudad.

  La importancia de la imagen corporativa debe ser prioritaria al montar una oficina de abogados, ya que será el marco del profesionalismo proyectado y la esencia que sus clientes percibirán.  

1- Ubicación y accesibilidad

  Cada ubicación tiene sus ventajas y desventajas: los despachos en las zonas céntricas de la ciudad tienen acceso fácil y movimiento fluido de personas. Sin embargo, esto puede traer la desventaja del excesivo tráfico y falta de estacionamiento.   Por otro lado, una oficina no tan céntrica o en la carretera, aunque resulte beneficioso por su accesibilidad, puede no proyectar la imagen que queremos transmitir.   Deberás analizar qué tan cómodo será para tus clientes tu nueva ubicación y cómo afectará esto a tu negocio… ¿Perderás clientes si no estás en un área céntrica de la ciudad? Otro punto importante que deberás tomar en consideración es la cantidad de estacionamientos que puedas ofrecerle a tus clientes; definitivamente esto hará una diferencia en la experiencia y sentirán la calidad del servicio cuando vayan a tu despacho.  

2- Una biblioteca

Una biblioteca es un elemento fundamental en una oficina para abogados, pues, la biblioteca tiene muchas funciones, empezando por el fácil acceso a información que quizá no se encuentre en internet. Además, da una buena impresión a tus clientes, y proyecta una imagen de seriedad y experiencia. Una buena biblioteca es un elemento que no sólo complementará la decoración de tu oficina, sino que te dará una estructura dónde acomodar todos los documentos de referencia que necesitarás para para tener éxito en tus casos.  

3- Sala de recepción

Esta será el primer impacto que tenga el cliente de ti, por lo tanto, la misma debe ser sobria pero agradable a la vez. Una recepcionista servicial, un revistero con revistas de actualidad, sillas cómodas y buena luz son indispensables para hacer la espera más confortable.   El espacio asignado para la recepción variará de acuerdo al número de abogados que trabajen en tu oficina. Lo ideal sería que el número de asientos sea tres a cuatro veces mayor al número de abogados para permitir múltiples clientes a la vez.  

4- Inversión principal en el mobiliario

La mesa escritorio debe ser la principal inversión en tu oficina, por ser el elemento principal en el que trabajaremos y en el que atenderás a tus clientes.   Escritorios de madera de alta calidad con sillas de cuero proyectan una imagen profesional para un despacho de abogados, la claridad u oscuridad de la madera dependerá de tus gustos.   Los muebles de madera y cuero dejan muchas opciones abiertas al momento de elegir arte. Debemos cuidar muy bien el aspecto que la mesa transmita, ésta debe mantener una imagen ordenada y despejada.   Lo ideal es sólo contar con muebles accesorios que nos sirvan para guardar cosas, documentos o de soporte para despejar la mesa al máximo.   Ten presente que un despacho de abogados es un lugar donde tus clientes irán a hablar contigo, a contarte sus problemas y estos deberán sentirse cómodos a la hora de ventilarse con su abogado de confianza, el ambiente que crees para ellos jugará un papel crucial en esto.    

5- Distribución y decoración agradable

  La distribución y diseño interior para un despacho de abogados, para que cumpla su funcionalidad ideal debe contar con oficinas independientes para cada uno de los abogados, para garantizar la privacidad a la hora de atender un cliente; una o dos salas de conferencia, área de recepción, área de esparcimiento, secretaría, cuarto de archivos e impresión, cuarto de limpieza, sanitarios y un espacio para guardar los documentos de referencia, como una biblioteca.   En las paredes de cada oficina es esencial colocar los diplomas y cualquier certificado importante referente a la profesión. Más allá de servir de decoración, se garantiza la formación y experiencia. Así como también fotos de tipo profesional o de actos oficiales de interés profesional, para otorgar profesionalismo a nuestro despacho.   Un buen cuadro u obra en el que transmitamos los valores del despacho otorgan una imagen de espacio profesional que otorga confianza al cliente.   Ten cuidado escogiendo los colores, la oficina para abogados no siempre debe ser oscura y con colores antiguos. Por ejemplo, los tonos azules, verdes y violetas dan un sentimiento de paz y ayudan a la concentración y relajación.   Los asistentes y la secretaria pueden compartir el espacio, pero el área no debe parecer muy ocupada o estar en una ubicación incómoda que dificulte la llegada a los cuartos de archivos e impresión, al área de recepción o a las oficinas de los abogados.     Realiza todos los cambios convenientes para que tú y tus clientes se sientan cómodos en tu oficina. Asegúrate de tomar en cuenta estos 5 elementos para garantizar el triunfo en tu despacho de abogados.

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