6 Aspectos Esenciales en la Negociación de un Contrato de Oficina

3 octubre 2016

La negociación es parte de la vida cotidiana, pero en las actividades comerciales es absolutamente fundamental para tu éxito. Una negociación deficiente puede paralizar rápidamente una organización. No obstante, la mayoría de las estrategias de negociación carece de sentido común, por esa razón, no es raro que muchas personas queden atrapadas en contratos que no benefician a la compañía en nada.

  La conmoción y el encantamiento del momento no tienen lugar en una negociación exitosa. Se necesita un razonamiento lógico para obtener el mejor acuerdo posible en cualquier circunstancia. En una negociación típica de contrato de oficina, cada parte se compromete en obtener lo que realmente quiere. Aunque, la mayoría de contratos se reducen en dos factores esenciales: riesgos e ingresos. En teoría, todos los términos de un contrato de arrendamiento son negociables. Sin embargo, su poder de negociación depende de la oferta y demanda de la oficina. Si en el edificio donde piensas alquilar una oficina, tiene mucho espacio comercial disponible, es probable que puedas negociar un excelente contrato de arrendamiento. Si, por el contrario, hay poco espacio en el lugar donde quieres rentar, tendrás menos posibilidades de negociar. A medida que leas el contrato de arrendamiento, ten en cuenta estos puntos: Regla 1: Los términos casi siempre serán a favor del arrendador. Regla 2: Con un poco de esfuerzo casi siempre se pueden negociar mejoras significativas en los términos. Por lo tanto, mientras el proceso de negociación de un contrato de arrendamiento comercial puede ser estresante para muchos empresarios o responsables de las decisiones, el mantenimiento de estos 6 aspectos puede ayudar a los epresarios a evitar algunos de los errores más comunes al momento de firmar un contrato de oficina.

 

A continuación, hemos resumido 6 aspectos esenciales en la negociación de un contrato de oficina.

 

1. La duración del contrato.

  La duración del contrato Una vez que hayas localizado el lugar comercial para colocar tu oficina, completado la solicitud de renta de la oficina, y aplicado con éxito la solicitud, recibirás el contrato de arrendamiento. Uno de los primeros términos que debes dejar claro en dicho documento, es la duración del contrato de arrendamiento. El mejor término para empresas pequeñas es un contrato que sea renovable en uno o dos años. Un contrato de alquiler a corto plazo es casi siempre beneficioso para el empresario de empresas pymes. Las rentas con un menor período de tiempo suelen ser más flexibles, por ejemplo, si necesitas más espacio o decides mudarte a otra oficina. Hay una compensación aquí, por supuesto. Un contrato a largo plazo garantiza que tendrás un lugar seguro para tu negocio por un largo período de tiempo. Por otro lado, si has encontrado un lugar favorable para un negocio al por menor, como restaurantes u otro negocio en donde la ubicación es la clave, decidir sobre el mejor plazo de alquiler es un tema más problemático, ya que en este caso se deberían tomar varios factores en cuenta, por ejemplo, Si tu negocio va de maravilla es mejor optar por un contrato a largo plazo. Por otro parte, es probable que al empezar un negocio no sea lo más conveniente firmar un contrato de alquiler por 5 años. Una buena solución es negociar un contrato de arrendamiento inicial a corto plazo con una o más opciones para renovar, tal vez un contrato de arrendamiento de uno o dos años con una opción para renovar por dos o tres años más. Por lo general, una opción para renovar te da el derecho a ejercer tu opción de permanecer mediante notificación por escrito al propietario de un número determinado de días o meses antes que el período de arrendamiento inicial expire. Para grandes empresas resulta beneficioso realizar contratos de 5 o 10 años porque obtienen mejores precios y sus proyecciones futuras están ya establecidas en cuanto arriendo.  

2. Cumplimiento de contrato.

  Cumplimiento del contrato Otro tema muy importante a tener en cuenta es la cantidad de dinero que tendrás que pagar. Es sensato revisar las tarifas por metro cuadrado del espacio de la oficina. Si el alquiler parece injustificadamente alto, intenta pedir una reducción. Por lo general, muchos propietarios, consideran no bajar el precio del alquiler (excepto en condiciones donde la demanda sea baja), sin embargo, puedes ser capaz de obtener una rebaja en tu tarifa mensual en el primer año por la compensación de reformas a la oficina. Los propietarios por lo general incluyen un aumento anual en la tarifa del alquiler de la oficina comercial en las condiciones de renta. Si el propietario insiste en mantener la cláusula, trata de conseguir un límite en la cantidad de aumento de cada año, y trata de excluir un aumento de renta para el primer año. Cuando estén elaborando el contrato de alquiler de la oficina comercial no está de más pedir modificaciones en el contrato de arrendamiento que te beneficien a ti y a tu negocio. Por ejemplo, una cláusula que te permita subarrendar la propiedad puede ser importante si tu negocio cambia de lugar. Es posible también que puedas incluir una cláusula donde restringe al propietario de alquilar cualquier empresa similar a la tuya. También, es posible negociar para que el propietario sea responsable de hacer mejoras a la propiedad antes de mudarse.  

3. El costo de las mejoras

  El costo de las mejoras Si necesitas una gran cantidad de mejoras en tu oficina, es posible que desees utilizar una parte de tu poder de negociación para que el propietario de la oficina las proporcione sin costo alguno para ti. Si estás dispuesto a firmar un contrato a largo plazo, de seguro el arrendador estará más que dispuesto a pagar por las mejoras a la propiedad. Se puede negociar que el arrendador realice las mejoras y que incluya el costo en el precio del alquiler.  

4. Nunca subestimes el poder de una oferta

  Nunca subestimes el poder de una oferta Una oferta es algo más que una cantidad de dinero, se deben abarcar todos los elementos del contrato y comprender normalmente la base de un contrato que formaliza el acuerdo. Si haces una oferta sin anclar en todos los detalles, es posible que el contrato no se lleve a cabo.

La base de la negociación debe incluir:
  1. Precio de oferta.
  2. Declaración de reformas.
  3. Identificación y la cantidad de bienes o servicios de tu empresa.
  4. Calendario de entrega.
  5. Garantías.
  6. Términos y condiciones.
 

5. Consulta con un abogado

Consulta con un abogado Ten en cuenta que, si bien tienen una gran experiencia en negociaciones de arrendamiento, los corredores no son abogados y a estos se les paga por comisiones. La comisión aumenta con el valor de un contrato de arrendamiento. Los corredores se benefician de tu firma en un contrato de arrendamiento y por lo general no reciben nada si no se llega a un acuerdo. Esta estructura, lamentablemente, crea algunos conflictos de intereses. Pagar un abogado de bienes raíces con experiencia en revisar este tipo de contrato debe ser parte del proceso de negociación. Recuerda que el costo del abogado debe correr por tu cuenta.    

6. Ve por lo mejor

Ve por lo mejor A lo largo de la negociación, trata de determinar lo que crees que es un resultado aceptable para ambas partes. Puede ser una combinación de diferentes situaciones que no están necesariamente ligadas al precio. Por ejemplo, la fecha de entrega puede ser lo más importante para ti, mientras que el precio puede ser lo más importante para el propietario. Comprender las prioridades del propietario es tan importante como la comprensión de las tuyas propias. Ponte en su lugar y piensa qué harías si estuvieras en su lugar. Al presentar tus ofertas, trata de satisfacer algunas de sus prioridades, eso a largo plazo te dará puntos extras en la negociación. Prepárate para renunciar a las pequeñas cosas, a cambio de las grandes como dicen por ahí: “A veces para ganar necesitas perder”. Lee muy bien los términos de tu contrato de alquiler de oficina en lo que respecta a los valores predeterminados y la terminación del contrato de arrendamiento. Por ejemplo, tu querrás una cláusula que te dé tiempo para desalojar el área en 15 días. También tendrás que negociar las posibles sanciones en caso de la terminación anticipada del contrato de arrendamiento. Lo más importante es leer el contrato de arrendamiento comercial cuidadosamente y entenderlo completamente. Recuerda que el futuro de la compañía está en tus manos.   5 Factores decisivos a la hora de alquilar una oficina

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