6 Consejos para Planificar el Presupuesto de Alquiler de tu Oficina

21 noviembre 2016
Si estás planificando la mudanza a tu próxima oficina, debes saber que el primer paso que debes dar es realizar un presupuesto de alquiler de tu oficina. ¡Sí! Un presupuesto. En pocas palabras, un presupuesto de alquiler de tu oficina es un resumen detallado de los ingresos previstos y los gastos durante un período determinado de tiempo, es la herramienta que te ayudará como empresario a conocer tus límites de dinero.  

Por lo general debes elaborarlo utilizando una hoja de cálculo. Elaborar dicho presupuesto de alquiler de tu oficina te ayuda a priorizar tus gastos y administrar de forma eficiente tu dinero, sin importar lo mucho o poco que tengas.   ¿Cuáles son tus metas financieras? ¿Tiene deudas que pagar? ¿Quieres una oficina grande o pequeña? ¿Cuántos empleados vas a tener?  
En la búsqueda de nuevos espacios de oficinas en Panamá, todo se reduce a la ubicación y el presupuesto de alquiler de tu oficina.  
La planificación y seguimiento de tu presupuesto de alquiler de tu oficina te ayudará a identificar los gastos innecesarios, además, podrás adaptarte rápidamente a los cambios en tu situación financiera y podrás también alcanzar tus objetivos financieros.   Crear un presupuesto de alquiler de tu oficina va a disminuir tus niveles de estrés, ya que, con un presupuesto bien elaborado, no habrá sorpresas inesperadas, también, tendrás esa sensación de claridad financiera, que es importante no sólo en tus negocios, sino también en tu vida.  
Cada meta financiera que establezcas debe ser una meta con objetivos SMART: específicos, medibles, alcanzables, relevantes, y con fecha límite de ejecución.

Para que tengas una idea más concisa tus objetivos pueden ser definidos usando estas tres categorías:  
+ A corto plazo: menos de un año.
+ A medio plazo: de uno a tres años.
+ A largo plazo: más de cinco años.

 

A continuación, te diremos 6 consejos para planificar el presupuesto de alquiler de tu oficina: 

 

1- Vigila que el pago mensual de tu oficina no afecte tu presupuesto

  Uno de los mayores factores que afectan tu pago mensual de arrendamiento es la calidad y la ubicación del edificio. Puedes tener una idea general de la calidad de un edificio por su designación de clase o grado (A, B, C).   Aquí se presenta una explicación breve de cada clase y varios ejemplos de qué tipo de clase se adecua más a tu negocio.   + Clase A - Abogados, Marketing, Diseño y Empresas Financieras.    Los espacios de oficinas de clase A son de primera categoría en cuanto a calidad, también cuestan más por metro cuadrado.   Estos edificios están construidos para impresionar a tus clientes, a menudo tienen arriba de 30 pisos de alto, tienen paredes de mármol y servicios de conserjería o valet parking.   Los espacios de oficinas de este tipo alojan a clientes de alto perfil, por lo que este probablemente pueda ser tu grado de elección si tienes un bufete de abogados de alta potencia financiera y necesitas impresionar a tus clientes.   + Clase B - todo tipo de empresas.   Este tipo de oficinas son para empresas que desean tener un espacio agradable. Los edificios que compiten por una amplia gama de usuarios con rentas en el rango normal.   Los acabados de construcción son justos y buenos para cualquier tipo de zona céntrica y los sistemas son adecuados, pero el edificio no compite con los de clase A en el mismo precio.   + Clase C.    Estos edificios compiten por los inquilinos que necesiten espacio funcional por debajo de la media de la zona.   

2- Piensa en la flexibilidad que tendrá tu oficina

  Especula en un espacio que tenga múltiples funciones. Pensar en el cambio, lo cual ocurre rápidamente en una organización pequeña es fundamental, puesto que los espacios fijos y tabiques fijos requieren de mucho espacio, además, son caros.   Es muy importante, asegurarte que tienes una plataforma tecnológica robusta, además, debes tomar realmente en cuenta el espacio que necesitas.   En Panamá, actualmente estamos sufriendo de una escasez de personal calificado, por esta razón es importante que atraigas a las personas adecuadas y, una vez que los haya capturado, es ideal que tengas un ambiente que te pueda ayudar a mantenerlos.   Piensa en la edad del perfil que estás buscando; si las generaciones Y o Z aprecian áreas como duchas, bastidores de bicicletas, un espacio verde, la proximidad a las estaciones de metro, estos podrían no ser tan importante para otras generaciones.  

3- Invierte en una oficina con buena iluminación 

  La calidad de la luz es muy importante y la buena luz natural debe ser una prioridad para tu negocio. Las personas son más eficientes cuando trabajan en buena luz, además son más felices, y por consiguiente piensan de manera más creativa.   Si tienes un negocio creativo, no alquiles una oficina estilo sótano, trata de invertir en una oficina que te genere más beneficios e inclúyela en tu presupuesto de alquiler de tu oficina.   Esta recomendación es opcional, pero una buena idea es tener plantas de oficina, según un estudio llevado a cabo en Gran Bretaña, cuando hay plantas dentro de un espacio, la gente es más eficiente.      

4- Gastar con sabiduría

  Para los acabados, revestimientos de paredes, muebles y así sucesivamente, elige sabiamente tu inversión. Se pueden poner acabados que son fáciles de cambiar a un bajo costo.   Los muebles de estilo clásico van a resistir el paso del tiempo, además, se pueden cambiar con bastante facilidad. Evitemos poner acabados tipo mármol en las paredes en lugares inaccesibles o difíciles de cambiar.   Para los revestimientos del suelo, ten en cuenta los costos de mantenimiento y lo que sucede cuando termina tu contrato de arrendamiento.   Una manera económica de vestir los pisos de tu oficina es colocando alfombras, y además se quitan con bastante facilidad.  

5- ¿Cómo puedes reducir los costos de tu oficina en Panamá y ahorrar dinero?

  Hay muchas maneras de minimizar tus costos, y ahorrar mucho dinero. Y esto no significa necesariamente que inviertas en lo más barato. ·   + Elige el espacio de oficina que ya ha sido habilitado, si este ya posee mobiliario, úsalos. + Elige los muebles de oficina reciclados o reacondiciona y recicla tus propios muebles. + Habla con un asesor especialista si necesitas ayuda en los gastos que debes hacer. + Negocia la renta. + No trates de hacer todo tu mismo.   ¡Pide ayuda! Sabemos que es tentador pensar que se puede ahorrar dinero haciendo todo el trabajo, sin embargo, recuerda que el tiempo es dinero.   

6- Busca que el espacio sea de bajo costo.  

  Cuando estás comenzando un negocio, debes esforzarte por mantener los costos lo más bajos posible.   Las oficinas o espacios comerciales pueden ser bastante caros. Si no necesitas una tienda al por menor, pero te reunirás con los clientes con frecuencia, considera un espacio de co-working.   También puedes considerar la búsqueda de los propietarios de negocios con exceso de espacio para subarrendar o compartir unos días a la semana.   Buscar un espacio de oficina en Panamá puede ser una enorme carga para tu tiempo, recursos y energía.   Siempre recomendamos que utilices un agente de Bienes Raíces Comercial, no olvides que con la ayuda de un corredor de bienes raíces, tendrás todo el conocimiento dentro del mercado de oficinas de Panamá y encontrarás opciones que seguramente no encontrarías por tu propia cuenta, esto no sólo amplía tu elección, sino también te permite negociar el mejor acuerdo posible.

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