¿Cómo Ayudar a su Equipo a Producir Más y Mejor, Sin Inflar la Planilla?

Como gerente o dueño de su negocio usted debería generar más ganancias y gastar menos dinero en el proceso. Sin embargo, en el apuro de alcanzar ambos objetivos puede llegar a provocar todo lo contrario, si antes de implementar estos cambios no analiza a conciencia el estado actual de su negocio o de los departamentos que estén dando problemas.

Para hacer el diagnostico de qué procesos funcionan, cuáles no y las razones por qué no producen los resultados esperados, utilice el siguiente sistema:

  • Escoja los procesos: Describiendo paso a paso la ejecución de proyectos y tareas diarias.
  • Identifique los puntos críticos, es decir, las etapas que tienen problemas y potencial para mejorar.
  • Cree un plan de acción y ejecute las medidas correctivas.
  • Evalúe los resultados: Luego de transcurrido cierto período de tiempo analice los resultados de las estrategias.

Un ejemplo:

Este es el proceso regular de ventas de un Tour Operador En Línea:

La etapa que evita el cierre de la venta ocurre luego de enviar la cotización al cliente potencial. ¿Por qué no sigue el proceso de ventas y reserva el tour?

Si la persona tuvo la motivación suficiente para dejar su información de contacto, ¿qué vio en la cotización que lo hizo desistir en la idea de reservar? Necesito saber qué está ofreciendo la competencia por este mismo precio, destacar mi valor agregado o restructurar mi oferta.

¿Será que el problema estará cuando le hago seguimiento al cliente? Tal vez necesito contactar al cliente el mismo día que recibe el correo y utilizar la mensajería de WhatsApp, en lugar de una llamada que puede resultar invasiva.

No existe una fórmula secreta para tener el mejor equipo de trabajo ni una estrategia definitiva para incrementar la productividad en su negocio. Usted lo logra a través del ensayo y error de distintas técnicas gerenciales.

En Regency hemos tomado la tarea de visitar los principales sitios web de referencia de negocios como Forbes, Business Insider o Harvard Business Review con la misión de proporcionarle a usted las herramientas que necesita para aumentar la productividad en su empresa sin la necesidad de contratar más personal.

A continuación, le presentamos las 3 cosas que debería hacer para mejorar su productividad:

1. ASIGNE TAREAS Y DÉ EL EJEMPLO

Contrario a lo que pueda pensar, en el fondo a la mayoría de la gente le gusta que le digan lo que tienen que hacer. Asegúrese de comunicar a su equipo qué es lo que espera de ellos y ser lo más preciso posible sobre los lineamientos que usted quiere que ellos sigan.

Es comprensible que usted quiera colaboradores proactivos, pero un equipo desinformado o inseguro no solo es menos probable de dar aportes de valor a su estrategia, sino que gastarán tiempo, energía y recursos en cosas que no pasaran su aprobación ni generarán resultados positivos.

Un ejemplo:

Piense en un restaurante que es conocido por el largo tiempo que hay que esperar entre que el mesero toma su orden y el momento que se sirve la comida.

El chef ejecutivo demanda a sus empleados que reduzcan el tiempo de espera de los clientes por dos medios: tener listas algunas preparaciones de antemano (producción del Mise N’ Place) y leer varias órdenes a la vez en lugar de una a una.

La estrategia da resultados desde la primera semana, sin embargo, uno de los cocineros se enferma y el chef ejecutivo debe tomar su lugar.

Llega la hora del servicio y el Chef se toma demasiado tiempo cocinando para cada mesa por separado y de acuerdo va a necesitando material le ordena a su equipo que preparen su Mise N’ Place.

Al final del día no solo hay quejas del tiempo de servicio, sino que el equipo se siente frustrado y desmotivado.

2. CUÍDESE DEL MICRO MANAGEMENT

Es su negocio, lo entendemos.

Pero, aunque usted debe estar informado de todo lo que hace su negocio; estar copiado en TODA comunicación interna por pequeña que sea o tener la palabra final para TODA actividad de su empresa sin delegar responsabilidades en sus gerentes o supervisores, NO ES PRODUCTIVO (y recuerde que el cambio inicia por el ejemplo).

Entre los peligros de la micro gestión encuentra:

  • Sentimiento de agobio y pérdida de control al no poder abarcar cada aspecto de su trabajo y el de sus colaboradores.
  • Creación de colaboradores dependientes de usted y sin confianza suficiente en sí mismos para cumplir muchas tareas.
  • Aumento de la tasa de rotación del personal por insatisfacción en la forma que se administra la operación.

¿Qué hacer si tiene alguno de estos síntomas?

  • Apóyese en los jugadores clave de su equipo, aquellos con mayor responsabilidad en su negocio o incluso con sus líderes “naturales” (los que por su capacidad llegan a impactar en el resto del personal), y asigne tareas y dé el ejemplo.
  • Promueva que ellos mantengan una comunicación proactiva con usted, haciendo preguntas o informando de su avance sin que usted les pregunte.
  • Premie con halagos o palabras de aliento el buen trabajo y sea asertivo cuando exprese su retroalimentación.

3. CONTAGIE LA SED DE PRODUCTIVIDAD

No altere el estatus quo de su compañía sin antes explicar a sus colaboradores cuáles son sus intenciones. Para el éxito en la implementación de nuevas estrategias usted necesita la participación de todo su equipo, quiénes estarán más dispuestos a mejorar su desempeño si conocen qué se espera de ellos.

Sumado al hecho que sus colaboradores comprendan los objetivos de productividad y todos lleven a cabo las estrategias explicadas anteriormente en este artículo, es importante que cada miembro del equipo se ocupe en mejorar su desempeño individual.

Algunas ideas para hacer esto, serían:

  • Dejar el multitasking, y concentrarse en un solo proyecto a la vez.
  • Desactivar las notificaciones de correos y redes sociales mientras lleva a cabo tareas complicadas e importantes.
  • Minimizar las interrupciones de colegas.
  • Tener algo atractivo que mirar, lo que sirve de motivación como, una fotografía de la familia, una vista pacífica/relajada, etc.

Aplique estos tres y compruebe por sí mismo que para alcanzar los números que quiere para su negocio no necesita contratar más personal, trabajar horas extras ni desgastarse usted o su equipo.

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