¿Buscando Oficina Nueva? Conoce el Espacio Ideal Según el Tamaño de tu Empresa

15 septiembre 2016

Cuando estás buscando una nueva oficina es necesario planificar cuidadosamente cuanto espacio necesitas. Elegir el espacio incorrecto puede volverse incómodo a lo largo del tiempo. Por esa razón, antes de quedar atrapado en la búsqueda de otra nueva oficina o tal vez antes de llegar demasiado lejos y reformarla, es importante evaluar el futuro de tu negocio.


En primer lugar, necesitas evaluar tu situación actual, y decidir entonces cuáles son tus expectativas para el crecimiento de tu negocio en los próximos años. Adam Davy, Director de Office Leasing una compañía de Bienes Raíces en Estados Unidos, señala que, aunque las necesidades de cada negocio son distintas, existen factores en común a tomar en cuenta para conocer cuánto espacio se necesita. Ten presente que el traslado de una oficina a otra debe ser lo menos dolorosa posible tanto para los clientes como para los empleados. Recuerda también que tu equipo debe ayudar a conseguir que el trasladó no sea complicado evitando cualquier bache en el camino. Tratar de encontrar la oficina perfecta para tu empresa no es tarea fácil. Por esa razón, en este artículo te vamos a ayudar a conocer el espacio ideal según el tamaño de tu empresa.  

1- ¿Cuál es la clasificación actual del tamaño de mi empresa?

Clasificacion segun el tamaño de mi empresa Todas las empresas se clasifican según su tamaño estas van desde pequeñas, medianas y grandes. Cuando nuestra empresa es pequeña o mediana a esta se le denomina como empresa pymes. En la actualidad se ha incrementado un cuarto grupo llamado microempresas, este tipo de empresas también está incluida en el grupo de pymes. La Autoridad de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa mejor conocida como Ampyme, en Panamá, clasifica a las empresas de la siguiente manera:

• Microempresas:
Aquella unidad económica, formal o informal que genere ingresos brutos o facturación anuales hasta la suma de B/. 150,000.00.

• Pequeña Empresa:
Aquella unidad económica que genere ingresos brutos o anuales desde B/. 150,000.01 hasta un millón de balboas.

• Mediana Empresa:
Aquella unidad económica que genere ingresos brutos o facturación anuales desde un millón de balboas con un centésimo hasta 2 millones quinientos mil balboas.

Conocer el ingreso bruto anual de tu negocio te permite realizar un presupuesto necesario para el alquiler de tu próxima oficina. Además, saber el tamaño de una empresa es importante para acceder a subvenciones, financiamientos y líneas de crédito para alquilar o comprar una oficina.

  2- ¿Cuántas personas estoy empleando actualmente?


Cuántas personas estoy empleando
Conocer cuántas personas están trabajando actualmente contigo te ayuda a estimar la cantidad de espacio suficiente que necesita tu negocio para operar cómodamente. En general, la cantidad de espacio que necesitas es estimado de acuerdo a las personas que estén presentes en el área de trabajo y también según tu tipo de industria.
Los especialistas en diseño y equipamiento de oficina de trabajo de la empresa Ofita indican que el área de trabajo ideal para cada empleado es de 14 metros cuadrados de oficina, esto incluyendo las zonas comunes. Para el trabajo individual, lo ideal es contar con 4m2 para cada uno. Incluso estos indican que el tamaño perfecto para una mesa de trabajo es de 78 centímetros de alto, y una medida de 160 cm de largo por 80 cm de ancho.
Como dijimos anteriormente el tamaño ideal también depende de tu tipo de industria, por ejemplo, en el caso de los negocios de call center se busca optimizar los espacios, reduciendo los metros cuadrados por personas, sin embargo, se amplían las zonas comunes y espacios más informales para el esparcimiento del personal.

 
3- Espacios necesarios en una oficina Espacios necesarios en una oficina segun la cantidad de personas Ya conoces el tamaño de área de trabajo ideal para cada empleado de tu empresa, sin embargo, esta cifra puede variar en función a las necesidades especiales de tu negocio, tales como salas de conferencias o cuartos de almacenamiento. Por esa razón, te vamos a ayudar a estimar la cantidad de espacio utilizable que necesita todo negocio basado en usos generales. Para empezar, hemos creado una simple hoja de cálculo para determinar la cantidad de espacio que necesitas según tu tipo de negocio, algunas opciones presentes son opcionales.   Tamaño de oficina según la cantidad de empleados Como cada negocio es diferente, es necesario que evalúes tu situación actual y así puedas decidir cuáles son tus futuras expectativas de crecimiento para tu negocio en los próximos años. Para saberlo solo debes contestar las siguientes preguntas:
1- ¿Cuántas personas deseo emplear los próximos cinco años?
2- ¿Cada empleado necesita un escritorio individual o puede llegar a ser compartido?
3- ¿Pienso tener alguna alianza empresarial en un futuro?
 
Saber cuántas personas emplearás te ayudará a calcular la cantidad de espacio que necesitarás mañana para operar tu negocio con más comodidad; anticipando su crecimiento. Recuerda que no hay una respuesta clara a lo que parece una simple pregunta, la respuesta tiene que lidiar con muchos aspectos implicados.

Los principales aspectos incluyen:

• Naturaleza del trabajo: Si la mayor parte de tu equipo de trabajo se dedica a las tareas de campo, reuniones, visitas y consultas, un espacio pequeño de oficina podría ser bastante satisfactorio para ti. Sin embargo, para los trabajadores de oficina que desempeñan su trabajo en su estación de trabajo la mayor parte del tiempo, un espacio pequeño puede crear molestias debido a la sensación de encierro. Algunas funciones de trabajo que por ejemplo incluyen reuniones frecuentes, creación de planos o investigación entre otros se le pueden asignar más espacio de trabajo.

• Un clima empresarial: Nuestra percepción de un espacio personal designado es una cuestión de comparación. Los empleados generalmente aceptan el hecho de que los que están en los niveles más altos ya sea en los puestos de gerencia pueden tener oficinas más grandes.

• Percepción individual: La cantidad de espacio disponible puede tener un profundo significado psicológico. Es natural que las personas se esfuerzan por ocupar más espacio, ya que por tener un área “más grande” de trabajo, puede llegar a ganarse la importancia y el respeto de sus compañeros.
En el lugar de trabajo la cantidad de nuestro espacio personal a menudo se vincula con nuestra posición dentro de la organización.

• Dimensiones del cuerpo: Los requisitos reales de espacio de oficinas dependen del tamaño y forma de los empleados simplemente porque una oficina tiene que adaptarse a ellos, y les permite circular con seguridad y sin obstáculos en el área de trabajo y así poder completar de forma eficiente su trabajo.
  Considera que según el proyecto en el que se esté trabajando en el momento, el ambiente de la oficina debe adaptarse a él. En algunos de ellos será conveniente incluir zonas de distracciones o zona de reuniones. Sin embargo, otros proyectos en los que se requiera una concentración mayor el ambiente debe ser más serio, en este caso lo ideal sería establecer espacios de relajación y zonas más tranquilas de la oficina, para no interferir con el resto de los trabajadores.     5 Factores decisivos a la hora de alquilar una oficina

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