¿Cómo Elegir una Oficina si Recibes Muchas Visitas en tu Negocio?

17 octubre 2016

Cuando estás próximo a elegir una oficina, debes saber que esta tiene que ir acorde a tus necesidades, también, debes tener presente que el próximo lugar que encuentres debe ser perfecto para el ritmo de trabajo de tu empresa.

  Existen diferentes factores que influyen en la productividad y, sobre todo, en las ventas de tu negocio, por ejemplo, la mala planificación de los viajes de trabajo o incluso el poco espacio para atender a los clientes en el ambiente laboral. Recuerda que la hospitalidad del cliente es un factor que va ligado estrictamente con el rendimiento de tu negocio. Encontrar el espacio correcto para tu oficina según las visitas que genere tu negocio puede ser uno de los mayores retos para cualquier tipo de negocio, sin embargo, el problema parece exponencialmente más difícil para una empresa joven y en pleno crecimiento. Los negocios más establecidos y con más años de experiencia, prefieren contratos de alquiler de cinco a siete años, y eso no es exactamente una buena decisión para las empresas que están en su fase inicial. La mayoría de las empresas jóvenes que acaban de graduarse en la fase de arranque o desde un espacio de co-working no saben dónde estarán, cuanta clientela atenderán, que equipo de trabajo necesitarán o cuántos empleados tendrán en un período de tiempo de cinco años. Por esa razón, es tan importante estar seguros qué tipo de oficina debemos elegir de acuerdo a las visitas que tendrá tu negocio. En este punto cabe recalcar también que es muy importante para cualquier empresa, tener en cuenta no sólo sus necesidades inmediatas, sino también el crecimiento y otros factores que podrían cambiar los requisitos de espacio en el transcurso del contrato de arrendamiento. “Si no puedes permitirte el lujo de tener espacio extra para crecer, deberías tratar de negociar un plazo de arrendamiento más corto o añadir en el contrato de alquiler el derecho a la negociación de cualquier espacio adyacente que quede vacante”, dice Julie Clark, una corredora comercial en Seattle y fundadora de SharedBusinessSpace.com, un directorio nacional de oficinas en línea. Como mencionamos anteriormente, elegir la oficina equivocada puede hacer o deshacer un negocio. Ya que no es fácil conseguir el equilibrio entre la asequibilidad y la oficina perfecta, especialmente si tu experiencia es limitada, por esa razón es crucial tomarse el tiempo necesario para elegir una oficina de acuerdo a tus necesidades. Es necesario planificar cuidadosamente cuando se calcula la cantidad de espacio que necesitas, ya sea mucho o poco espacio, para no afectar después el presupuesto. Recuerda que para calcular el espacio hay algunas técnicas que te pueden ayudar. Para conocer algunas de estas técnicas, puedes leer el siguiente artículo donde te mostramos de manera fácil cómo elegir el espacio correcto para tu negocio: ¿Buscando oficina nueva? Conoce el espacio ideal según el tamaño de tu empresa. Ten en cuenta que, en primer lugar, es necesario evaluar tu situación actual de clientes y decidir cuáles son tus expectativas para el crecimiento de tu negocio en los próximos años como mencionamos anteriormente. Para esto debes analizar las siguientes preguntas:     + ¿Cuántos empleados están trabajando actualmente en tu empresa? + ¿Cuántos clientes tienes actualmente? + ¿Qué equipos de trabajo necesitan mis empleados para poder realizar su trabajo adecuadamente? + ¿Qué departamentos abriré próximamente? + ¿En qué período de tiempo voy a añadir más personal? + ¿Qué tipo de personal añadirás, ejecutivos, administrativos, operativos o de ventas?     A continuación, te mostraremos cómo elegir una oficina de acuerdo a tus necesidades.    

Diseño de oficinas referente a tus clientes y empleados

    Algo que debes conocer es que en los últimos años se ha apostado por la creación de oficinas con un diseño abierto, esto es debido a que, según expertos, este tipo de oficina facilitan la comunicación e interacción entre compañeros, muy importante para satisfacer a tus clientes. Sin embargo, algunos estudios demuestran que toda oficina independientemente del tipo de trabajo que se lleve acabo en ella, deberá disponer de áreas de privacidad suficientes para mejorar la productividad, el trabajo en equipo y sobre todo el compromiso de los empleados con la empresa. Debes saber que para que los empleados se desarrollen mejor en sus actividades diarias, los espacios que ocupan definen cómo se comportarán dentro del trabajo y en el trato con los clientes.    

Importancia de elegir el diseño ideal para tus empleados

    Es muy importante elegir el espacio correcto para sus funciones, ya que si no eliges el espacio adecuado tendrás graves consecuencias para tu negocio, puesto que está en peligro el bienestar psicológico y el rendimiento creativo del empleado, dado que muchas personas pasan años trabajando en la misma habitación o incluso en el mismo escritorio. Por esta razón, tienes que priorizar el espacio para obtener todos los beneficios posibles.     Por ejemplo, si tu oficina es un estudio de arquitectura y tus empleados necesitan inspiración constante para crear hermosas obras, es necesario que la oficina que elijas tenga un paisaje verde y natural que ayude a despertar ese genio dormido. Algunos expertos creen que la exposición a la luz solar natural juega un papel muy importante en la creatividad de las personas.   La luz del día regula los ritmos circadianos, que afectan el funcionamiento de nuestro organismo, por esta razón, si tu equipo de trabajo necesita crear, evita alquilar una oficina privada de la luz del sol, ya que esto puede desencadenar el desequilibrio en la serotonina y la melatonina, alterando la capacidad de conciliar el sueño por la noche, poniendo en riesgo el sistema inmunológico.     Un estudio realizado en el 2013 por Fellowes, una empresa dedicada a la manufactura de productos de oficina, encontró que “los empleados cuyas oficinas tienen ventanas grandes duermen un promedio de 46 minutos más por noche que los empleados que trabajan en oficinas cerradas”. Otro estudio realizado el mismo año encontró que después que los rayos del sol golpean nuestra piel, nuestros cuerpos liberan óxido nítrico, un compuesto que dilata los vasos sanguíneos y disminuye la presión arterial.    

¿Te visitarán clientes externos?

    Para muchos comercios, el tráfico de personas es extremadamente importante, por esta razón, la ubicación y el tamaño debe ser prioridad al momento de buscar un lugar donde establecer tu empresa. No quieres que tu negocio este en una esquina, donde nadie lo ve, ¿cierto?   Si, por el contrario, tu tipo de negocio requiere confidencialidad, puede que prefiera una zona alejada del tráfico.   Antes de elegir una oficina es recomendable supervisar el tráfico del área en diferentes momentos del día y en distintos días de la semana para asegurarte que el volumen del tráfico peatonal se adapte a tus necesidades como empresa. Al momento de elegir tu oficina debes valorar si la ubicación te va a ayudar a maximizar tus beneficios. Ten presente que la ubicación de tu oficina es clave para el éxito, para cada ubicación que consideres, reflexiona sobre los siguientes casos: + Presencia de la competencia. + Proximidad a los proveedores. + Proximidad y facilidad para los clientes. + Vías de acceso. + Espacio funcional para recibir las visitas.     Con todos estos objetivos claros será más fácil determinar qué oficina necesitas según el tráfico de tus clientes. Dos de las consideraciones ergonómicas más importantes son la interacción humana con el equipo y el rango de movimiento que implica cada puesto de trabajo. Recuerda que hacer que la oficina sea un lugar agradable hará una gran diferencia en la atención de nuestros clientes.   Dos de las consideraciones ergonómicas más importantes son la interacción humana con el equipo y el rango de movimiento que implica cada puesto de trabajo. Recuerda que hacer que la oficina sea un lugar agradable hará una gran diferencia en la atención de nuestros clientes.  

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