Oficinas Abiertas: Cómo Crear Privacidad y Mejorar la Producción

Las oficinas con espacios abiertos y flexibles que se han vuelto muy populares en los últimos años. Su popularidad se debe a que incentivan un ambiente de trabajo colaborativo, cómodo y libre. No obstante, estos espacios también se prestan para crear distracciones constantes y hay poca privacidad. Un factor que, por si no lo sabías, afecta la productividad de los equipos.

Google lo hizo mal, las oficinas abiertas más que motivar la comunicación, reducen la productividad y aumentan el estrés.

Así como lo ha leído, las oficinas abiertas que hace varios años eran tendencia y sinónimo de innovación se han convertido en una fuente de estrés para los colaboradores, muchas veces siendo una situación no reconocida por los ejecutivos en altas posiciones del esquema organizacional.

De hecho, existen varias opiniones y estudios que respaldan esta teoría, como:

• “La gente sí conversa más entre sí, pero no hablan sobre cosas relacionadas al trabajo” Sally Augustin, Psicóloga para el Diseño de Interiores. Fuente: BBC.

• “Se pueden perder un promedio de 86 minutos al día en distracciones”. Fuente: The Guardian.

• “Baja el porcentaje de bienestar del colaborador a un 32% y reduce la productividad en un 15%”. Fuente: The Telegraph.

Más concretamente, los efectos negativos sobre tus colaboradores no conciernan solamente a su productividad sino a su salud.

Este artículo de Forbes, explica la investigación hecha por Gary Evans and Dana Johnson, psicólogos de la Universidad de Cornell, donde dividieron en dos tipos de ambientes – una oficina tranquila y otra con pequeña intensidad de ruido – a 40 oficinistas para medir su rendimiento.

Mientras que a ambos grupos se les asignó transcribir el texto de un libro de aviación, las mujeres en las oficinas con poca intensidad de ruido fueron sometidas a diferentes condiciones como, sonidos de tecleados, teléfonos sonando, gavetas siendo abiertas y cerradas. Además de aplicar interrupciones constantes cada 25 minutos y solicitarles completar otras pequeñas tareas.

Al finalizar, a ambos grupos se les dio una variedad de acertijos y se les dijo que unos tenían solución y otros no, que podían decidir en cualquier momento si resolverlos o no y decir que no tenían solución. Entre los resultados tenemos:

RESULTADOS OBSERVACIONES
1. Ningún grupo reportó sentir más estrés que el otro, sin embargo, aumentaron los niveles de adrenalina. El estrés pudo llegar a ser imperceptible, pero las mujeres en el ambiente ruidoso sí lo sufrieron.
2. Las mujeres en el ambiente ruidoso hicieron menos cambios de postura y disposición de materiales del escritorio. Falta de ergonomía, puede ser causante de desórdenes musco-esqueléticos más adelante.
3. Las mujeres en el ambiente ruidoso hicieron menos intentos de resolver los acertijos. Indicativo de poca motivación, quizás a causa del estrés.

Aunque los participantes en ambas condiciones tuvieron los mismos niveles de rendimiento, los conductores de este estudio no dudan que el incremento de estrés, disminución de la motivación y desórdenes musco-esqueléticos puedan reducir la productividad en general con el tiempo.

El secreto está en encontrar un balance entre ambos modelos de oficina, brindándole privacidad a tus colaboradores al mismo tiempo que facilitar espacios para interacción grupal.

Lo mejor que puede hacer para tener a sus colaboradores felices, motivados y promover una sana comunicación dentro de su equipo de trabajo es tener una combinación entre oficinas privadas, cubículos o escritorios con divisiones y espacios realmente abiertos, también conocidos como “ambientes de colaboración”.

Lo ideal sería alquilar un espacio que presentara estas características, pero también puede evaluar si le conviene simplemente hacer ciertos ajustes en la locación donde se encuentra su negocio.

Algunas soluciones para brindarle más privacidad a todos (incluyéndolo a usted), serían:

1. Adicione varias remodelaciones

En lugar de hacer suposiciones, involucre a sus colaboradores preguntándoles en qué tipo de espacio quisieran trabajar, y que ellos mismos compartan sus ideas para tener ambientes privados en la oficina.

Si existe algún espacio libre, considere remodelarlo para convertirlo en un “cuarto de meditación” o “espacio de juegos”, para aquellos momentos donde necesiten enfocarse y salir del bloqueo mental, o en una cabina telefónica, para tener más privacidad con las llamadas personales.

También, puede aprovechar los espacios que ya tenga a través del rediseño de la sala de conferencias y permitir su uso, no solamente para reuniones formales, sino para el trabajo en equipo entre equipos pequeños de 2 o 3 personas.

Adicionalmente, con el objetivo de separar los espacios puede agregar estantes o bibliotecas entre los escritorios de su personal.

Imagen cortesía de Huffington Post

2. Haga que el espacio sea saludable

Puede utilizar materiales a prueba de sonido como paneles acústicos para ayudar al bloqueo de sonidos, además de cuidar la ergonomía en cada uno de los cargos o actividades de su negocio.

Imagen cortesía de Hiscomexico

Cuide de la iluminación aprovechando la luz natural lo más que pueda, agregue escritorios de pie, añada plantas naturales pequeñas y sincronice a una temperatura adecuada el aire acondicionado. Todos estos detalles también son importantes para mejorar la producción de su equipo.

3. Tengan una “etiqueta” de oficinas abiertas

Unas especies de reglas generales para mejorar la convivencia dentro de su oficina con espacios abiertos como, permitir escuchar música solamente utilizando audífonos y a un volumen adecuado (que no lo escuche la gente alrededor).

O incluso, implementar un sistema de “No Molestar”, es decir, algún gesto, señal o comunicación que indique a todo el equipo que no deben interrumpir el trabajo de cierto compañero de trabajo porque está ocupado con una tarea o proyecto.

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