Según KPMG, una de las firmas de auditorías más grandes del planeta, el segundo costo más alto que tiene una empresa es el espacio de trabajo, esto incluye tu oficina y el mobiliario que utilizas para trabajar, cada metro cuadrado de espacio cuenta y es importante que lo aproveches al máximo.
Optimizar el espacio en tu oficina, especialmente si es pequeña, no solo te ayudará con la logística del día al día, sino que marcará la diferencia en la productividad en tus empleados, lo cual al final se traduce en mejor servicio para tus clientes y mayores ganancias para la compañía.
Ya sea que tu oficina actual sea pequeña o estés en el proceso de alquilar una nueva, te invitamos a leer estas ideas que te ayudarán a optimizar los espacios pequeños.
Antes de poder hacer espacio en tu oficina para reorganizar todo, necesitas hacer una limpieza. Deshazte de todo aquello que ya no necesitas, desde papeles que realmente no usarás más, hasta equipo antiguo que necesite renovación.
Si no sabes qué hacer con algunos objetos, siempre puedes rematarlos entre tus empleados o donarlo, lo demás simplemente bótalo, si llevas mucho tiempo sin utilizarlo, lo más seguro es que no lo necesites.
Un espacio limpio y organizado promueve la creatividad y la productividad, además siempre es agradable estar en un ambiente libre de desorden. Una vez hayas puesto tu oficina en orden, entonces podrás comenzar a optimizar tus espacios, incluso los más pequeños.
Si necesitas tener reuniones de personal o de productividad, pero tu sala de juntas se está quedando pequeña, puedes probar teniendo reuniones de pie. Saca esa gran mesa de reuniones y reemplázala por una más pequeña donde puedas colocar papeles, una computadora o proyector y que tus empleados discutan los temas de pie.
Las reuniones de pie no sólo son buenas para la postura, ya que la mayoría de nosotros trabajamos sentados y es bueno moverse durante el día, sino que serán reuniones más concisas, según Stegmeier Counsulting Group, una empresa consultora especializada en el manejo de cambios de espacios de trabajo, basada en Ohio.
Con las reuniones de pie, podrás sacarle el mayor provecho a tu sala de reuniones, incluso si es pequeña.
Un imponente escritorio puede sonar atractivo, pero la verdad es que en la mayoría de los casos no lo necesitamos. Una realidad es que, mientras más espacio tenemos, más espacio ocupamos, si utilizas un escritorio pequeño te adaptarás a él.
Puedes colocar una serie de escritorios pequeños uno al lado del otro, o uno frente a otro y crear espacios de trabajo compartido para ti y tus empleados.
Otra idea es que puedes mandar a hacer un escritorio grande y colocarle algunas divisiones para que varias personas puedan trabajar en ellos a la vez.
Hoy en día, que mayormente guardamos todo en nuestra computadora, realmente no necesitamos demasiado espacio físico para trabajar, si tu escritorio no es suficiente, siempre puedes optar por conseguir un archivador y guardar algunas cosas allí.
Si te queda espacio limitado en tu oficina, siempre puedes utilizar repisas o gavetas en las paredes, donde podrás colocar desde libros, hasta impresoras, teléfonos, módems y routers y casi cualquier otro objeto que necesites mantener en un lugar seguro.
Las repisas puedes colocarlas en áreas comunes de tu oficina, como la cafetería o la sala de reuniones, hasta en las oficinas de los colaboradores, siempre prensando en la funcionalidad, por supuesto.
Si los objetos que colocarás en estas repisas tienen cables, puedes utilizar molduras u organizadores de cables para evitar el caos y los accidentes.
Otra buena idea es que tus muebles sean más altos que anchos, para que ahorres espacios organizando todo de forma vertical. Repisas alineadas, archivadores o gavetas te ayudarán a optimizar los espacios pequeños en tu oficina.
Para optimizar espacios pequeños en tu oficina una simple, pero muy efectiva idea es dejar que la luz natural entre en el lugar. La luz dará la sensación de amplitud.
Si no tienes acceso a luz natural en tu oficina, siempre puede utilizar lámparas LED, sólo asegúrate de optar por lámparas de techo o de escritorio para no perder espacio con las lámparas de piso.
¡Dile adiós a las paredes! Aunque no a todas… Por privacidad, vas a necesitar al menos uno o dos espacios cerrados, donde puedas tener una reunión o hacer una llamada telefónica importante.
Sin embargo, hacer un diseño de espacio abierto en tu oficina te dará la ventaja de poder acomodar más mobiliario en función de la productividad de tu negocio.
El espacio tiene límite y si tus empleados están trabajando incómodos o el equipo que tienes ya no cabe en tu oficina, entonces deberás mudarte a un espacio más grande.
Si quieres mantener la productividad en tu empresa y que trabaje como una máquina bien aceitada, el espacio de trabajo será clave. Tampoco quieres sobre poblar tu oficina y si tu negocio está creciendo ya es hora de un cambio.
Tener una oficina pequeña no necesariamente es un limitante, ya que como has visto hay maneras de optimizar el espacio con un poco de creatividad. La manera como distribuyes tu oficina será un diferenciador en la estrategia financiera de tu empresa, ya que mientras más óptimo el espacio de trabajo, mejor será el ambiente y la producción.
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